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城建檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)

    城建檔案是城市建設(shè)的歷史記錄,城建檔案管理是城市建設(shè)管理工作的重要組成部分。隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的蓬勃發(fā)展和城市化水平的不斷提高,城建檔案的數(shù)量日益增加,其種類和載體形態(tài)日漸豐富,如何對(duì)這些不斷產(chǎn)生和紛繁復(fù)雜的檔案資料的科學(xué)管理和有效利用,既是廣大城建檔案工作者的迫切愿望,也是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的迫切需要。

城建檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是為提高城建檔案管理效率,改進(jìn)現(xiàn)代化管理水平,促進(jìn)城建檔案管理發(fā)展,利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立的城建檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),是各地城建檔案館的綜合解決方案。系統(tǒng)可將不同載體上的、不同表現(xiàn)形式的檔案信息,通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入、掃描等多種手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息,達(dá)到利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理和傳輸目的。系統(tǒng)具有高效率管理和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源能力的多媒體全文數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),能夠開(kāi)展檔案計(jì)算機(jī)檢索、檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳遞、網(wǎng)絡(luò)檔案信息咨詢服務(wù)以及網(wǎng)上檔案信息的開(kāi)發(fā)利用、公開(kāi)發(fā)布檔案信息、提供檔案宣傳與指導(dǎo)等,適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的要求。


    軟件主要功能簡(jiǎn)介如下:

業(yè)務(wù)審批流程

單流程

整個(gè)審批流程有三個(gè)單(子)流程。分別對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄像檔案的審批。檔案可以走單流程最終進(jìn)入檔案館庫(kù)房也可以走綜合流程。需注意的是,單流程的結(jié)束僅表示該材質(zhì)檔案的處理結(jié)束,并不表示整份檔案審批流程的完成。

紙質(zhì)接收->> 紙質(zhì)初審 ->> 紙質(zhì)復(fù)審 ->> 紙質(zhì)審核 ->>紙質(zhì)立卷->>紙質(zhì)分卷->>預(yù)歸檔->>歸檔

照片接收->> 照片初審 ->> 照片復(fù)審 ->> 照片審核  ->>照片立卷->>照片分卷->>預(yù)歸檔->>歸檔

聲像接收->> 聲像初審 ->> 聲像復(fù)審 ->> 聲像審核  ->>聲像立卷->>聲像分卷->>預(yù)歸檔->>歸檔

綜合流程

->> 綜合復(fù)審 ->> 綜合審核 ->>裝訂->>歸檔

當(dāng)三個(gè)單流程節(jié)點(diǎn)都走到審核,或?qū)徍艘院蟮臅r(shí)候,就可以在綜合復(fù)審界面中選擇進(jìn)入綜合復(fù)審。綜合流程,表示對(duì)整份檔案進(jìn)行審理,完成后即表示對(duì)整份檔案的審理完成。綜合審核之后代表對(duì)檔案的審批已經(jīng)結(jié)束。

虛擬檔案室
  管理人員可以像在現(xiàn)實(shí)中一樣定位好檔案的具體位置,查詢?nèi)藛T查詢到檔案后只要看到虛擬位置就能夠到現(xiàn)實(shí)中的檔案室中尋找到紙質(zhì)檔案。檔案柜、室設(shè)置:提供增加、修改、刪除檔案柜等功能,可自定義設(shè)置行、列及檔案的具體存放數(shù)量等相關(guān)信息,檔案管理更簡(jiǎn)便;檔案室的設(shè)置可以無(wú)限多級(jí)。虛擬檔案室的組成可參考本公司軟件。

檔案室設(shè)置規(guī)則如下:
   
1)定義檔案室名稱

2)設(shè)置檔案室的排數(shù)和列數(shù)

3)定義每列的列名和卷標(biāo)名:

 列名示例:1列、2列、3…….

 卷標(biāo)名:由1組可由證號(hào)組成,示例:01047015-01049830。

4)設(shè)置檔案列的層數(shù)和組數(shù)

5)定義每個(gè)層組的卷標(biāo)名:由1組證號(hào)組成,示例:01047015-01049830。

報(bào)送文件模板

    參數(shù)設(shè)置報(bào)送文件模板可以預(yù)先對(duì)各種工程類型的報(bào)送文件進(jìn)行設(shè)定,在企業(yè)提交檔案時(shí),自動(dòng)套用對(duì)應(yīng)的文件模板。

電子檔案數(shù)據(jù)掛接

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與掃描件的掛接。

以拖拽方式將掃描圖片文件直接上傳到對(duì)應(yīng)的檔案信息文件夾中(如下圖),實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案與卷宗信息的合并、掛接功能。

點(diǎn)擊“保存”按鈕,系統(tǒng)自動(dòng)掛接掃描的圖像,掛接后的卷內(nèi)目錄圖片信息,如下圖。

通過(guò)調(diào)整卷內(nèi)目錄內(nèi)材料名稱的起止頁(yè)碼(如下圖),系統(tǒng)能自動(dòng)控制卷內(nèi)目錄下材料名稱對(duì)應(yīng)掛接的文件和數(shù)量。

點(diǎn)擊“卷宗”(如下圖),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將該卷宗的圖像文件進(jìn)行合并,自動(dòng)生成PDF數(shù)字卷宗文件。

圖片影像管理

1)提供紙質(zhì)檔案圖像的掃描及編輯功能,對(duì)掃描后的圖像提供放大、縮小、旋轉(zhuǎn)、編輯、剪裁、去污點(diǎn)、亮度調(diào)整、Gamma調(diào)整等。

2)掃描時(shí)可以自動(dòng)計(jì)算出當(dāng)前卷內(nèi)目錄下已經(jīng)掃描了多少?gòu)垐D片。

3)在圖像列表中可以粘貼、剪切、刪除、插入圖像。

4)可以對(duì)圖像實(shí)現(xiàn)翻頁(yè)、放大、縮小,以方便查檔人員的要求。

5)提供刪除圖像、刪除卷內(nèi)目錄的功能,修改功能。

6)提供自動(dòng)瀏覽功能,可以在不操作的情況下自動(dòng)瀏覽當(dāng)前卷的圖像。

7)自動(dòng)添加防偽水印功能。

8)所有的檔案都通過(guò)掃描進(jìn)入了服務(wù)器,如果需要調(diào)用檔案則只要輸入權(quán)證號(hào)(或相應(yīng)關(guān)鍵搜索詞)就能夠調(diào)該檔案的所有材料,通過(guò)需要打印某張材料則點(diǎn)擊該張材料就可以打印出來(lái)。

存儲(chǔ)格式管理

1、圖片文件一般采用JPG格式。

2、卷宗文件所包含的圖片可以文件為單位生成PDF文件,一般采用PDF格式存儲(chǔ),一個(gè)文件對(duì)應(yīng)一個(gè)PDF文件,一份案卷對(duì)應(yīng)一個(gè)或多個(gè)PDF文件。一個(gè)項(xiàng)目、工程、案卷分別對(duì)應(yīng)一個(gè)文件夾,一個(gè)項(xiàng)目文件包括一個(gè)或多個(gè)工程文件夾,一個(gè)工程文件夾包括一個(gè)或多個(gè)案卷文件夾,一個(gè)案卷文件夾包括一個(gè)或多個(gè)PDF文件。

軟件及數(shù)據(jù)安全

1、 軟件開(kāi)發(fā)符合國(guó)家信息化安全標(biāo)準(zhǔn),有相應(yīng)的加密功能,和權(quán)限訪問(wèn)管理功能。支持加密鎖等安全設(shè)計(jì)。

2、 數(shù)據(jù)回收站:檔案管理軟件著錄時(shí)刪除的數(shù)據(jù)和電子檔案文件應(yīng)臨時(shí)保存在數(shù)據(jù)回收站子系統(tǒng)中,可以隨時(shí)回復(fù),也可以徹底清除,以防誤刪除有用的檔案數(shù)據(jù)。

3、 沒(méi)有通過(guò)系統(tǒng)認(rèn)證的計(jì)算機(jī)無(wú)法登錄,已認(rèn)證的計(jì)算機(jī)可以關(guān)閉或禁止登錄。

4、   對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理,防止直接拷貝檔案數(shù)字化文件數(shù)據(jù),保證電子檔案離開(kāi)檔案管理系統(tǒng)便不能使用。

設(shè)計(jì)規(guī)范

1.   GB/T50323-2001《城建檔案著錄規(guī)范》

2.   GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》

3.   CJJ/T 158-2011《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》

 

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