一、概述
檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。同時(shí),在當(dāng)前社會(huì)信息化浪潮中,還在產(chǎn)生大量的各種形式的的信息記錄,包括電子文件或非電子文件。相關(guān)行業(yè)、部門的電子化進(jìn)展,如數(shù)字化圖書館,國際性的科技情報(bào)數(shù)據(jù)信息庫,各單位的信息中心促使檔案管理工作電子化、信息化,謀求創(chuàng)新與發(fā)展。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,電子文件和電子檔案在國內(nèi)外都已普遍存在,檔案資料的數(shù)字化、光盤存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)上檢索查詢利用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
二、需求分析
檔案管理系統(tǒng)必須符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,適用于政府機(jī)關(guān),企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)堅(jiān)持通用化、系列化、組合化、用戶化的方針,提供完整的解決方案和完善的售后服務(wù),協(xié)助用戶建立完備的檔案管理體系。檔案管理系統(tǒng)中集成了主題詞自動(dòng)標(biāo)引、大幅面掃描圖象的壓縮與動(dòng)態(tài)解壓、多媒體檔案存儲(chǔ)、與協(xié)同辦公系統(tǒng)無縫連接等技術(shù)。
三、解決方案
1.檔案門類齊全
系統(tǒng)遵循國家檔案分類原則,已按各類檔案的特點(diǎn)建立了文書檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等十幾種檔案庫。同時(shí)綜合檔案管理系統(tǒng)為用戶建立了分類表,用戶可用分類表所提供的增加同級類目、增加下級類目、編輯當(dāng)前級類目及刪除當(dāng)前級類目等功能,建立和維護(hù)檔案分類表。分類表結(jié)構(gòu)可達(dá)四級。
2.符合檔案管理流程
檔案管理系統(tǒng)吸收了現(xiàn)代辦公流程的特點(diǎn),將文件、科技材料、資料處理過程的中間環(huán)節(jié)、相關(guān)信息及處理結(jié)果管理起來,確保檔案、文件材料收集/積累的完整,利于檔案的整理、編研工作的開展,便于日后檔案的查詢利用。支持現(xiàn)行資料的跟蹤、控制、圖紙復(fù)制、分發(fā)的流程管理,支持網(wǎng)上資料的分發(fā)。
3.檔案全文管理
綜合檔案管理系統(tǒng)不僅僅局限于管理文件檔案的目錄、摘要,而且將檔案的全文信息納入到檔案管理之中。提供從信息檢索、目錄查詢、摘要信息、到由目錄、摘要信息直接瀏覽檔案正本(全文)的檔案管理方式。
4.多種組卷方式
各行業(yè)、各地區(qū)及不同專業(yè)的科技文件,文書文件形成過程都有它自身的規(guī)律,組卷形式也必然存在一定的區(qū)別。綜合檔案管理系統(tǒng)靈活的組卷方式成功的處理了這一問題。它包括按一定條件進(jìn)行的條件組卷;個(gè)別無規(guī)律文件的手工組卷;一份或幾份文件、多種檔案、多個(gè)案卷的多重組卷。
5.用戶化報(bào)表
除支持符合國家標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的國標(biāo)目錄(檔案登記帳、總目錄、分類目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、著錄卡片、面簽、脊背簽)等,還提供用戶自定義的自由目錄打印。用戶可自行定義表格、自選數(shù)據(jù),并可設(shè)置欄目中文字字體、字型、字號(hào)、加下劃線;設(shè)置欄目中文字居中、左對齊、右對齊。
6.良好的數(shù)據(jù)接口
數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)刪除三個(gè)模塊可以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能為用戶提供高效、快速地建立本系統(tǒng)數(shù)據(jù)的手段。用戶可以將原有數(shù)據(jù)一次轉(zhuǎn)入到本系統(tǒng)之中。數(shù)據(jù)輸出功能為用戶提供從本系統(tǒng)將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換輸出成其它格式的文件手段,如:文本文件(TXT)、WORD文件、LOTUS1-2-3文件(WKE)、EXCEL文件(XLS)、超文本文件(HTML)、DBASE/FOXPRO文件(DBF)。
7.系統(tǒng)自定義
用戶可根據(jù)本單位檔案管理實(shí)情增加、修改、刪除檔案庫;修改檔案庫的結(jié)構(gòu),即修改案卷庫或文件庫結(jié)構(gòu)中字段的名稱、長度、類型等內(nèi)容;對案卷庫或文件庫結(jié)構(gòu)庫中每個(gè)有規(guī)律、內(nèi)容固定的字段設(shè)置代碼;為使同一類檔案案卷的題名錄入更加規(guī)范、便捷,用戶可以通過題名維護(hù)功能事先按照一定順序關(guān)系將題名錄入,這樣在錄入同一組檔案文件的文件級數(shù)據(jù)時(shí)只需輸入卷內(nèi)序號(hào),題名將自動(dòng)出現(xiàn)在對應(yīng)的輸入文本框內(nèi)。
8.靈活的用戶管理和權(quán)限設(shè)置
綜合檔案管理系統(tǒng)提供詳細(xì)的用戶權(quán)限設(shè)置,用戶的權(quán)限可以復(fù)制,方便建立具有相同或相似用戶的權(quán)限。權(quán)限的設(shè)置方式有兩種,可以按照庫分配角色,也可以按角色分配庫。角色類型系統(tǒng)主要提供的有"檔案管理員"、"數(shù)據(jù)管理員"、"數(shù)據(jù)著錄員"、"數(shù)據(jù)修改員"、"利用管理員"、"鑒定銷毀員"、"數(shù)據(jù)瀏覽員"等,用戶可以根據(jù)自身需要自定義用戶角色權(quán)限。
9.安全的數(shù)據(jù)備份
對檔案的管理,數(shù)據(jù)的安全非常重要,但是為了避免在使用過程中的意外,建議用戶在使用任何系統(tǒng)時(shí)都需要經(jīng)常備份數(shù)據(jù);綜合檔案管理系統(tǒng)提供了多種數(shù)據(jù)備份的方式,可以對某一個(gè)檔案庫的數(shù)據(jù)單獨(dú)備份(單庫備份),也可以對整個(gè)數(shù)據(jù)庫一起備份(整庫備份);同時(shí)我們還可以在綜合檔案管理系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)庫的自動(dòng)備份,確保數(shù)據(jù)的安全。